【対面･オンラインでのアドバイス】相手の時間を無駄にしないよう、話す内容や声かけに配慮が必要。

対面やオンラインのやり取りで、心がけておきたいことは？

「まずは身だしなみです。見た目は自分が思っている以上に、さまざまな情報を相手に与えます。とくに社外の人と会う時には、個性よりも立場や役割、場所をわきまえた服装で、相手に安心感を持ってもらえるように意識してください」（コミュニケーションコンサルタント・宮本ゆみ子さん）

また、対面は今や希少であり、相手に時間を割いてもらう行為だということも忘れずに。

「会って話しているうちになんとかなるだろうと思わないで、伝えるべきことは事前にまとめておきましょう。話すことに自信のない人は、メモに書いて確認しながら話すのもおすすめです。相手が社内の人であれば、闇雲に話しかけず、声をかけるタイミングを見計らうことも必要です」（宮本さん）

こんな時どうする？

【ケース1】初めての打ち合わせはオンラインでもよい？

対面と合わせ技での提案も一手。
取引先など外部の人と初対面での打ち合わせ。オンラインだと簡易的な印象を与えないだろうか。「相手によると思いますが、物理的に会える距離の人なら、対面かオンラインかを提案して選んでもらうのも一案です。相手が決定権のある立場の人の場合、多忙につきオンラインのほうが好まれることも」（宮本さん）

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【ケース2】初対面のクライアントに雑談などを交えてもOK？

臨機応変な雑談で場を和らげて。
「対面ならむしろ必要だと思います。オンラインだとタイムパフォーマンスが気になりますが、直接顔を合わせると何気ない会話が生まれやすい。初対面の緊張を解くためにも大切です。珍しい名前の方ならルーツを聞くなど、その場に合わせた話題で。ただ人の好みに影響する話題は避けましょう」（宮本さん）

【ケース3】相手に相談や確認がある時、どう話しかけるのが正解？

名前を呼んで反応で判断する。
忙しそうな上司には、話しかけるのが憚られるが…。「会社によってはチャットツールなどで事前に確認しますが、基本的には上司のところに行って『○○さん』と声をかけてみましょう。その後の相手の反応次第で、話を今続けていいのか、後にするべきなのかを判断するのがいいと思います」（宮本さん）

【ケース4】書面の確認がある時、データで送付、印刷して手渡し、どちらがいい？

ローカルルールに合わせること。
「どちらもありです。ペーパーレス化が進んでいる企業や、Word、PDFのコメント機能を使いたいという相手なら、データがいいでしょう。判断しかねる場合は、私ならまずは印刷して手渡し、『データで』と言われたらそうします。早い段階で会社や相手のローカルルールを把握するのが賢明です」（宮本さん）

【ケース5】相手からある程度の時間をもらいたい時、どのようにお願いするべき？

簡潔に用件を伝えることも大事。
これも相手の都合を聞くことが第一。「直接話しかけていいのか、テキストで都合を聞くべきなのかは会社のローカルルールによりますが、用件を簡潔に伝えたうえで『後で○分ほどお時間をいただけますか？』とお願いしてみましょう。それにより相応の時間をつくってもらえるはずです」（宮本さん）

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【ケース6】つかまりにくい相手と話したい時、いつ声をかければいい？

席に戻ってきた時につかまえて。
「いったん席を外して戻ってきた時がおすすめ。その後はしばらく自席にいるはずなので、声をかけるには悪くないタイミングです」（宮本さん）。あまり席を外さない業務の人の場合は？ 「自席にいるなら、様子を見ながらいつでもいいと思いますが、電話中など明らかに取り込んでいる最中は避けましょう」

【ケース7】声をかけたら「後にして」と言われた。相手が話しかけてくるまで待つべき？

自分から話しかけてOK。
「用事があることはアピールできているので、後で声がかかるはず。しばらく待ってもなかったら、また自分から声をかけていいと思います」（宮本さん）。重要な案件なら「何分後でしょうか？」と待ち時間を聞いてもいい？ 「その案件がどれだけ重要かは、相手が判断すること。聞かないほうがいいでしょう」

【ケース8】急に「今いい？」と話しかけられた。正しい対応は？

何の用件か聞いてみること。
忙しい時にこう聞かれると、困るもの。「ただ、多くの場合、仕事の手をいったん止めるぐらいのことはできると思うので、『どうされましたか？』と聞いてみて。頼まれごとならその場で即決せず、納期や内容など概要を確認すること。話が長くなりそうなら、後にしてもらうようお願いしましょう」（宮本さん）