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ビデオ会議は「開始10分が大事」 より上手になる“5つのポイント”

2020.8.28
コロナ禍で、ぶっつけ本番で在宅勤務を始めた人も多いはず。実地訓練で学ぶに近い、ビデオ通話での打ち合わせや会議…。ここでは、そんなビデオ会議をスムーズにするための、5つのポイントをお届けします!
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春から手探りで向き合ってきたリモートワークもだいぶ定着。まだわからないことや戸惑う場面も多いけれど、「改善意識を持つことが大切」と話すのは、人財育成コンサルタントの片桐あいさん。

「ITを操って情報を活用する力“ITリテラシー”の格差がリモートワークの浸透で大きくなりつつあります。できないことを放置しない、確認や準備を怠らない。これを徹底すれば、仕事が格段にスムーズに進められるはず」

そして、オンラインのマナーのキモとなるのは、

「相手への気遣いです。回線などのトラブルが起きやすい環境だけにお互いが配慮を持ち、助け合うことを心がけてください」(ITジャーナリスト・高橋暁子さん)

状況によっても変わってくる気遣いのポイントをチェックして!

ビデオ会議をスムーズにするための、5つのポイント。

お互いに初対面だったり、操作に不慣れな人がいたり…。ITリテラシーがさまざまなメンバーでも会議がうまくいくコツを片桐さんに伺いました!

1、ホスト(進行役)を決める。

ビデオ通話アプリのアカウント作成や参加者の招待、会議の設計、司会進行を行う最重要ポジションです。マネジメント能力の高い人を選任しましょう。

2、テクニカルアシスタントを入れる。

接続関係やアプリの機能に詳しい「テクニカルアシスタント」がいると、ホストの負担が軽減。回線の不具合、遅刻者やトラブル発生時に対応する役割です。

3、ルールを共有する。

「発言はひとり10分まで」「質問がある人は質問タイムに」「開始から30分を目途に休憩を挟む」など、事前にルールを設定し、周知しておきましょう。

4、タイマーを活用する。

ひとりがダラダラと話し続けるのを防ぐためにも、タイマーで時間を可視化したり、アラームを鳴らして発言時間を区切るとスムーズ。話が長い上司対策にも有効です。

5、開始10分を大切に。

会議の冒頭にひとりずつ近況報告などを話す時間をつくると、場が和んで発言がしやすい雰囲気に。会議の開始10分は「ウォーミングアップ」タイムと心得て。

片桐あいさん 人財育成コンサルタント。外資系IT企業での経験をもとに『これからのテレワーク』(自由国民社)を出版。新著がまもなく発売予定。

高橋暁子さん 元小学校教員。SNSや情報リテラシー教育が専門のジャーナリスト。教育出版令和3年度中学校国語教科書にコラム掲載予定。

卓上手前の、全方向から集音可能なスピーカーフォンAnker PowerConf¥12,980*税込み(アンカー・ジャパン カスタマーサポート TEL:03・4455・7823) シャツ¥10,000(ノンブルアンペール/ノンブルアンペール自由が丘店 TEL:03・3724・9022) シェルメタルイヤリング¥4,200(ラピエサージュ/ナンバー吉祥寺店 TEL:0422・27・2600) メガネ¥40,000(アヤメ TEL:03・6455・1103)

※『anan』2020年9月2日号より。写真・市原慶子 スタイリスト・白男川清美 ヘア&メイク・伏屋陽子(ESPER) モデル・ケルク ハナ(BARK in STYLe) 文・熊坂麻美 撮影協力・AWABEES UTUWA TITLES

(by anan編集部)