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「本日中」は要注意! 主導権を握る“仕事の進め方”5ポイント

2019.4.12
セールスコンサルタント・伊庭正康さんが「30分早く帰るための仕事の段取り術」を教えてくれました。“進め方”を効率化して、ノーモア残業! 今回は「仕事の進め方」についてです。
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仕事の進め方で主導権を握る

【期日交渉や納期は、必ず希望を伝える】
段取りしやすく仕事をこなすためには、納期交渉が必須。「時間に余裕がないのに相手の言いなりになっていては、残業が慢性化する一方。状況を伝え、“○日でも差し支えないでしょうか?”と聞いてみると、案外OKなことも。提案をのんで遅れるより、交渉して期日に余裕を持たせ、それより早く仕上げたほうが心証もよくなります」(セールスコンサルタント・伊庭正康さん)

【小さなやり取りにもデッドラインを設ける】
取引先や上司からの返事を待っている時間も大きなロスに。「例えば、上司に何か確認を取る時も、“○時までにご確認いただけると助かります”など、デッドラインを具体的に設けること。“なるべく早く”や“急ぎ”は相手との感覚にずれが生じることも。“本日中”も、退社時間なのか24時までなのかが曖昧なので注意が必要です」

【「相手が言ってるから、やる」では仕事が増える】
相手の言いなりになるのではなく、時には断ることも必要。「ムチャぶりに応え続けると、その要求に拍車がかかります。良好な関係を保つために、やんわり断る方法を覚えておくべき。大事なのは、(1)誠意を示す(本当はやりたい)、(2)事情を示す(でもできない)、(3)代案を示す(代わりにこれは?)。この3つをおさえておけばOK」

【「任せます」「任せてください」を使いこなす】
メールのやり取りを極力減らすマジックワードは「任せる」。「ラチのあかない何往復ものメールのやり取りはムダ。それを防ぐためにも、“この条件でかしこまりました。あとはお任せいただけますでしょうか?”と、責任を一手に引き受けてしまいましょう。反対に、どちらでもいいような内容の場合は“お任せします”と相手に委ねても」

【急ぎだからこそ、事前確認は入念にする】
仕事において、想定外のやり直しは防ぎたいところ。「“たぶん、こうかな”と自分の判断で進めるのは危険。事前にしっかり確認を取るうえで重要なのは、要望を“Must=必要なこと”“Want=あれば嬉しいこと”“NG=避けたいこと”でレベル分けすること。作業の序盤に確認し合っておけば、やり直しを防げます」

伊庭正康さん セールスコンサルタント。リーディングカンパニーを中心に、営業スキル、リーダーシップ、時短に関する講演や研修を年200回以上行う。近著に『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』(日本実業出版社)。

※『anan』2019年4月17日号より。イラスト・STOMACHACHE. 取材、文・菅野綾子

(by anan編集部)

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