絶対に言ってはいけないNGワードとは?【ビジネスマナー】仕事ができない人の「注意のしかた」
相手を傷つけない注意のしかた
【元社長秘書のマナー講座】vol. 22
誰かに何かを指摘するとき、相手を傷つけてしまわないか、嫌われてしまわないか、不安になって言えないと感じている方も多いかと思います。人のミスを指摘するのって難しいですよね。ましてや、目上のかたや上司のミスがあった場合は、なおさら言いにくく、そのまま黙認してしまっていませんか。しかし、円滑に仕事を進めるためには、相手に伝えなくてはいけない状況も出てくるはずです。今回は、ミスに対する相手を傷つけない上手な伝え方をご紹介します。今まで伝え方に悩んでいたかたは、ぜひ参考にしてくださいね。
絶対にNGな伝え方！
NG1. 「それは間違っていると思います！」直接的な言葉はNG
絶対にNGな伝え方は、「それは間違っていると思います！」と直接的な言葉で指摘することです。上司に対してだけではありませんが、相手にミスを指摘する際に「それ、間違っていますよ」や「ここはミスです」と決めつけた言い方をすることは避けましょう。はっきりと伝えることは大切ですが、正面から否定をしてしまうと反感を買ってしまう可能性があります。伝えるときは、相手を尊重し思いやりのある言葉でやんわりと伝えるようにしましょう。使えるフレーズは後ほど紹介します。
NG2. 「いつも間違うよね」大げさな表現はNG
人間だれしも間違うことがあります。間違ったことが続いた場合でも「いつも間違いがものすごく多いから気をつけて」などと表現することはNGです。事実であれば必要な表現となる場合もありますが、事実以上に大げさな表現をすれば相手を傷つけるだけでなく、効果的な指摘にはならないため注意しましょう。
NG3. 「他の人は誰も間違っていない」他者と比較するのはNG
人と比較をされると、自分が劣っていると感じてしまいます。他者と比較しながらの指摘は、不要に相手の自信を喪失させるため控えましょう。
NG4. 「間違っていると思わない？」質問にするのはNG
「この内容は絶対に間違っていると思わない？」 などと答えが決まりきっている、もしくは答えを求めていない質問の仕方はやめましょう。どんなに口調を優しくして和らげようと思っていても、相手を不快な気分にさせたり追い詰めてしまうことになります。
NG5. 「これが間違っているから他も間違っている」確認もせず決めつけるのはNG
似たようなミスを犯してしまうことがあるため、ミスが多い場合にまた間違っていると思うこともあるかもしれません。しかし、実際に確認もせず、相手の話を聞かずに決めつけてしまうと、相手は人格まで否定された気持ちになってしまうためやめましょう。
間違いを指摘するときに使えるフレーズ
間違いを指摘する際に使えるフレーズをご紹介します。相手のミスを指摘したい場合のポイントとしては、必ず前置きに「自分の伝え方が悪かった」「自分の間違いかもしれない」などといった謝罪やへりくだった言葉を入れるのがおすすめです。
1.「大変恐縮なのですが」
2.「大変申し上げにくいのですが」
3.「恐れ多いのですが」
4.「大変僭越ですが」
5.「私の記憶違いでしたら申し訳ありません」
6.「言葉足らずで申し訳ございません」
7.「私も気づかなかったのですが」
上司や目上のかたと意見が食い違った場合の対処法
ミスではないけれど、目上のかたや上司と意見や考え方が違ってしまったというシーンもあるかと思います。そんなとき、自分の意見を伝えるかどうか迷いますよね。その場合のポイントは2つです。
1.いったん、上司の意見を受け入れる
2.その後に自分の意見を伝える
上司の意見や考えについて一度受け入れ、その後に「そうですね。このような場合はどうでしょうか？」「この場合ですと、こういった意見もあるかもしれません」などと決して最初から否定をせず伝えると、上司も意見を受け入れやすくなります。
おわりに
ミスを指摘する際に、相手がたとえ上司や目上のかたであっても、言い方によっては相手を不快にし関係を拗らせててしまう可能性があります。円滑に仕事を進めるためにも、上司との信頼関係を崩さないように、伝え方には注意しましょう。もちろん同僚や後輩に伝える際も同様の気配りができれば素敵ですよね。相手を否定するのではなく、気遣いと思いやりを心がけながら、相手の立場に立って伝えてみてくださいね。
＜筆者情報＞
ライター：能美黎子
大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。
今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。
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