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田代 わこ

秘書100人が証言!「ダメなビジネスメール」やってはいけない書き方とNGマナー

2018.12.5
ビジネスマナーを秘書100人に調査! ぐるなびが運営する日本最大の秘書コミュニティ「こちら秘書室」の秘書さんたちにアンケートを実施しました!メールのお作法や飲み会の断り方など、現役秘書直伝の“めっちゃ使える”マナーをご紹介!初回はビジネスメール。これだけはやってはいけないNG失敗メールをお伝えします!

NGなメール作法をチェック!

例えば取引先にメールを書くとき、「こんな表現していいのかな?」と不安になっても、メールぐらいで上司に相談しづらいもの。そんなビジネスメールで「絶対にやってはいけないこと」「意外と間違えやすいこと」について、現役秘書さん100人に聞いてみました!

あなたがふだん送っているメール、もしかしたらマナー違反かも……。秘書さんのリアルな意見、さっそく見てみましょう!

絶対に「やってはいけない」のは…

名前の間違い

「相手の企業名・肩書、氏名の間違いは絶対にNG」(47歳・サービス業)
「ご芳名の誤変換 例)伊東 伊藤 など」(56歳・公益財団法人)
「社名、役職名、名前は名刺どおりの正式名称でお送りする」(42歳・不動産)

アンケートで一番多かった回答が、「名前の間違い」。社名や役職名も含めて宛先の誤記は「絶対にダメ」と書いている人も多く、やはり一番気をつけなければならない点のようです。

敬語の間違い

「『お』と『ご』の使いわけ」(31歳・IT)
「『させていただく』症候群 (拝見させていただきます、など)」(45歳・企業向け情報サービス)
「『御社』と『貴社』を間違えている秘書さんが意外と多い」(30歳・IT系)

メールに限らず、敬語の使い方はなかなか難しいですよね。失礼にならないようにと気をつかいすぎて、二重敬語なっている人も多いのでは。「謙譲語と尊敬語を混同する」(47歳・総合電機)という回答もありましたので、この機会に敬語の基本をおさらいしておきましょう!

宛先の間違い

「宛先間違いはインシデントになるので、送信ボタンを押してから30秒は相手に送られない設定にしている(37歳・製造)
「宛先が同姓の場合など特に注意」(42歳・医療)
「アドレス入力欄が自動で予測変換して入力されるメーラーの場合、要注意」(48歳・その他通信)

これも、やりがちなミスですよね。でも、もし大切な機密情報を間違った宛先に送ってしまったら、大問題になりかねません。最近はパソコンでなくスマホで仕事メールを送る機会も増えているので、特に注意する必要がありそうです。

ほかに回答が多かったNG行為は、「資料の添付忘れ」。添付漏れがないかチェックするのはもちろん、「正しいファイルを添付したかも確認する」(46歳・人材)、「容量の大きい資料は添付しない」(44歳・製造)という点も見習いたいですね。

メールの書き方でNGなのは…?

次にご紹介するのは、メールの書き方や内容について「やってはいけないこと」。

絵文字・スタンプ

「絵文字などは使わない」(43歳・製造業)
「相手が絵文字などを使ってきても、相手との関係を考えて安易に同じようにはしない」(50歳・情報系)
「LINE等のSNSを使用する際はスタンプを使わない」(42歳・教育)

やはり、絵文字はNGのようです。とはいえ相手が使っていると、合わせたほうがいいのかなぁと迷いますよね。そんなときは「親しき中にも礼儀あり」(25歳・IT)という意見を参考にするとよさそうです。

口語表現

「口語で文章を書かないこと」(38歳・卸売業)
「何度かやりとりしていても、『!』や『笑』、また口語で使用される言い回しを使わない」(26歳・通信建設業)
「親しくとも『い』抜き言葉・『ら』抜き言葉を避けるなど、正しい日本語を使う」(36歳・保険)

文体も、どう書けばよいのか気になる部分です。「あまりビジネスライクにならないようにしたい。女性なので」(53歳・IT系)という回答もありましたが、その“さじ加減”が難しいところ。相手との関係性を見極めるのも大事なのかもしれません。

長いメール

「社内外問わず、ダラダラ書かない。簡潔に」(46歳・広告関係)
「丁寧すぎて、かえってわかりにくい文章にならないように」(47歳・総合電機)
「推察で書かない。事実をわかりやすく簡潔に書く。相手の立場に立って常に配慮を忘れずに」(46歳・総合エネルギー企業)

さすがプロ秘書、常に相手の状況を考えてメールを送っているんですね。先方に気持ちよく読んでもらえるメールを書けるよう、秘書さんたちの意見を参考にしてみましょう。

返信でのNG行為は…?

最後は、メールを返信する際のマナーについて、ご紹介します。

返信が遅れる

「アポイントの返信は迅速に。返信が遅れるときは、先にその旨をお知らせする」(49歳・IT)
「調整中のやりとりについては基本的に1日以内には返信をする」(26歳・通信建設業)
「24時間以内に何らかのお返事をする。回答できない場合でも、状況を知らせることが大切」(46歳・総合エネルギー企業)

ビジネスの世界では24時間以内の返信が常識。遅れる場合でも放置せず、メール受信したことだけでも相手に伝えておくとよさそうです。でも、返信するのが夜になってしまったときは、どうすればいいのでしょう?

「営業時間外のメール送信はしない」(44歳・製造)
「メールだからといって、遅い時間(21時以降)や早朝(8時前)にはメールしない」(30歳・IT)

職種によっては、夜メールがOKな場合もありますが、一般的には時間外はさけたほうがいいのかもしれませんね。

スマートなメールを書こう!

ビジネスメールのマナー、いかがでしたか? 現役秘書さんたちの常識、とっても参考になりますよね。SNSでの気楽なやりとりに慣れていると、ビジネスメールは堅苦しく感じますが、基本的なマナーは知っておきたいところ。秘書さんたちの意見を参考に、スマートなメールを書いてみてくださいね!

Information

取材協力:ぐるなび「こちら秘書室」
https://secretary.gnavi.co.jp/


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