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【あなたのメール大丈夫?!】みんなに好かれる “ビジネスメール術”。

2015.2.1 — Page 1/2
自己流になりがちなビジネスメール。「仕事で毎日使うのに、学校では教えてもらってない・・・」。そこで「今年こそビジネスメール美人になる!」ということで、プロの方にその極意を教えていただきました。

【アンアン総研リサーチ】vol.42 文・尾崎ムギ子

anan総研メンバーに、ビジネスメールについてのアンケート調査を行いました。

 

Q.ビジネスメールの書き方を、だれかに教わったことはありますか?

anan総研調べ。
anan総研調べ。

なんと、78%の人が「ない」と回答しました。

自己流になりがちなビジネスメールは、「この場合、どうやって書けばいいのだろう?」と悩むシーンも多いのではないでしょうか。

そこで、ビジネスメールの著書もある直井章子さん(アイ・コミュニケーション)にお話を聞いてきました。

好かれるメール=用件が伝わる

用件が一読で伝わる、ということがビジネスメールで重要なことです。そのためには、「読みやすさ」と、「分かりやすさ」がポイントになります。どんなに丁寧に書いても、読みにくいと読まれません。読みやすくするためには、一文を短くする、読点を打つ、などの配慮が必要です。分かりやすくするためには、相手の理解を推測しながら書くことが大切です。「自分は分かるから、これでいい」ではなく、(この書き方で相手に正しく伝わるかな?)と相手のことを考えながら書けるといいですね。相手のことを考えて書いているメールは印象もよいです。

嫌われるメールというのはその逆で、読みにくいメールです。一文が長く、読点のないメールは読みづらく、曖昧な表現が多いと分かりにくいので読むのに時間がかかり、相手に負担をかけることもあります。冒頭に結論、その後に詳しい説明、という二段構えにすると分かりやすいですね。相手の考えや気持ちを無視した表現が、不快感を生むこともあります。

 

ではここから、メンバーからの具体的な質問に答えていただきましょう!