【あなたのメール大丈夫?!】みんなに好かれる “ビジネスメール術”。

2015.2.1 — Page 2/2

文章が堅い？？

Q.「敬語を使いすぎて、固い文章になってしまいます。上司や取引先の人に対して、ユーモアを入れたほうがいいですか？」（24歳・マーケティング）

A.ユーモアなど、ちょっとした一言が、コミュニケーションを円滑にすることもありますね。ただ、そういう一言を必ず入れなければならないというわけではありません。文章が硬いなと思ったら、クッション言葉を使ってみたり、文末を「～～してください」から「～～していただけますでしょうか」と変えるだけでも印象が違います。文脈を意識しながら、こうした部分で硬さを柔らげることもできますね。

Q.「仕事でアポイントをいただいた方へのお礼メール。感想などを入れると長い文章になってしまいます」（31歳・営業職）

A.お礼や感想など、気持ちを伝えることは大切なことですね。長さが気になるときは、ダラダラと書いていないか誰かに読んでもらって、客観的に見直してみるのも一つの方法です。

そう言えば……。「この度は誠にありがとうございました。あの時の○○さんの対応が本当に素晴らしくて、それをきっかけに△△への考え方がガラリと変わり、その後は～～云々。」とダラダラ書き綴ったメールを送ったことがあります。長文の“感謝感激”メールを送られても、おそらく迷惑というか、戸惑うというか……。

感じのいいメールを書くためには、メールで伝える目的を明確にして、相手のことを思って書くことが大切のようです。

vol.2では、誰もが気になる“クレームの伝え方”についてレポートします。

PROFILE
直井章子／広報、販売促進、営業の仕事を通じメールコミュニケーション力は重要であるという問題意識から、ビジネスメール教育の専門家として活動中。教育研修プログラムの開発、講演、執筆など多岐に渡る。著書『ビジネスメールの常識・非常識』（日経BP社）。ビジネスメールコミュニケーション講座開催情報はこちらからhttp://business-mail.jp/