「様」「さま」を使い分けます!女性約200人調査「ビジネスメールの書き方ルール」

文・市岡彩香 — 2024.3.26

あっという間に4月の新年度が迫ってきました。新社会人になった人はもちろん、職場の環境が変わるという人は多いのではないでしょうか。今回は、20～30代の女性約200人が集まるanan総研のメンバーに「ビジネスメール」をテーマにアンケートを実施しました。クライアントや上司と円滑なコミュニケーションを築くうえで欠かせないツール。先輩女性たちの知見が詰まったマイルールは、知っておくだけで役に立つこと間違いなしです!

私が大切にしている「ビジネスメールの書き方ルール」

20～30代の女性約200人が集まるanan総研メンバーに「ビジネスメール」のマイルールについて聞いてみたところ、多数のエピソードが集まりました。そこで、気になるルールをいくつかピックアップ。みなさんいろいろと工夫をしているようです。

「『お疲れ様です』ではなく『お世話になっております』表記にする」（31歳・専門職）

こちらは社外の人にメールを送るなら欠かせない挨拶ですよね。筆者は新社会人のとき「お世話になっております」と冒頭につけるように上司に教わったことを覚えています。一方で「相手が『お世話になっております』など定型文を使わないなら自分も使わないようにしている」（30歳・会社員）という人も。社会人としてビジネスメールに慣れてきたら、臨機応変に送り手に合わせていくことが大切のよう。その頃合いが難しいのですが…。

「仲のいい人には『○○さま』『おつかれさまです』と、ひらがなを使うようにしている」（30歳・専門職）

「お疲れ様ですの『疲』という文字があまりいい印象ではないので、ひらがなで表記するようにしている。『様』もかたい感じがするので『さま』にしています。会ったことのあるかただと『〜さん』にしたりもします。相手に合わせる」（33歳・会社員）

取引先など社外の人であっても、何度も会っていたり、やり取りが頻繁になってくると、ひらがなを使うという人が多いようです。「柔らかい印象を残したいので『さま』や『おつかれさまです』はひらがなにしている」（31歳・会社員）という人も複数人いました。関係性や与えたい印象に合わせて、ひらがな、漢字に適宜変えているとは素晴らしい！

「できるだけ早く返信をする」（34歳・自営業）

自分がクライアントの場合、返信が早い人の方がやり取りがスムーズにできるため、仕事を頼みやすいですし安心できます。メールを受け取ったことだけでも返信しておくと安心感があるようです。

「外国のかたとやり取りすることも多いのでいきなり本題から入らず、カジュアルな話題や挨拶からスタートするようにしています」（33歳・会社員）

仕事に直結しないカジュアルな話題がメール文に書いてあると、それだけで距離が縮まった感じがして嬉しくなりますよね。英語の場合『お疲れ様です』の直訳がないため、カジュアルな話題や挨拶からスタートするようにすると印象がいいのかも。

「1メールに『幸いです』という表現は1回までにする。『ありがとう』表記は多くても2回までにしている」（30歳・会社員）

言葉が重複しているよりは、1回までにした方が読みやすいですよね。ちなみに筆者は、ありがとうを重ねて言いたい場合は『ありがとう』のほかに『感謝申し上げます』と書くなど言い回しを変えるようにしています。

「金曜日の夕方以降に送るメールには『良い週末をお過ごしください』と付けたくなります」（32歳・会社員）

素敵な考え方！会社員であれば土日休みの人がほとんどですから、この一文を追加することで、メールをもらう側は悪い気はしないはず。すぐにマネできますから次の金曜日に試しに取り入れてみるのもいいかも！

上司や会社から課せられた変なビジネスメールルール

社会人になると、上司や会社から指示されることに違和感を感じることもあります。続いて「上司や会社から課せられた変なビジネスメールルールはありますか？」と女性たちに聞いてみると、

「新卒の頃『何卒宜しくお願いいたします』と送信したら『何卒宜しくお願い致します』とするようにと注意された。文法的には自分が正解のはずであり、暫くもやもやしました」（30歳・会社員）

「前職では『お疲れ様です』ではなく『お疲れ様でございます』と言わないといけなかったことは違和感でした」（33歳・会社員）

「上位のかたには役職+様をつけるように言われていました。一般的には間違った使い方ですし、違和感があったので徐々に無視するように。そのうち、いくら上のかたでも全員『〇〇さん』と統一するようになりました」（33歳・会社員）

など、つい逆らいたくなる指摘を受けた人も多数。筆者も新卒の頃、上司の指示通りにメールをしたのに「間違っている」と怒られたことが何度もありました。ビジネスメールのルールは企業や業界や部署によってさまざまなのかもしれません。ですが、自分がこれだ！と思うメールを送る方が正しかったりするので難しいところです。

メールではないですが「上司からのLINE連絡は5分以内に返さないといけない」（30歳・会社員）というルールがある人も。上司に強制的に指示されてしまうとかなりのストレスになってしまいそうです。気づかなかった場合は、どうしたらいいのでしょう…。