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田代 わこ

「お体ご自愛…」は間違い?! 秘書100人が警告!お礼状NGマナー9選

2018.12.24
ビジネスマナーを秘書100人に調査! ぐるなびが運営する日本最大の秘書コミュニティ「こちら秘書室」の秘書さんたちにアンケートを実施しました! 現役秘書直伝の“めっちゃ使える”ビジネスマナー、今回のテーマは、お礼状を送る際に「やってはいけないこと」。秘書さんたちが教えてくれたNGマナーをご紹介!

お礼状のマナー、知ってる?

取引先から接待されたり、プロジェクトなどでお世話になったりしたときなど、ビジネスシーンでお礼状を書く機会はけっこうあります。でも、改まったお礼状を書きなれていないと、時候のあいさつなど出だしの部分から難しく感じませんか? そこで、ふだんからサクサクとお礼状を書いている現役秘書100人に、ビジネス相手にお礼状を送る際の「絶対にやってはいけないNGマナー」をリサーチしました!

ビジネスお礼状のNGマナーは…

名前や役職が違ってる!

「社名・役職・名前・住所は慣れた相手であっても毎回必ずWebや担当者同士で確認する。合併や移転があるので」(32歳・飲料メーカー)
「相手の肩書が新しくなっていることを知らずに古い肩書のまま送ってしまうのはNG」(44歳・メーカー)

アンケートでもっとも多かった回答が、「名前や役職の間違い」。これらを間違えると、「せっかくの謝意も打ち消される」(39歳・病院)ことになり、致命傷になりかねません。名前や役職の部分は、先方に送る前に何度も確認する習慣をつけたいですね。

時候のあいさつがずれてる!

「時候のごあいさつのずれに気をつける」(30歳・商社)
「拝啓 時下~平素は~ 敬具 などの頭語、結語、季節のあいさつは必ず入れる」(41歳・不動産)

手紙用の言い回しや季節のあいさつを間違えてしまうと、ビジネスマナー以前に、一般常識がないと思われてしまうかもしれません。今までメール中心で手紙に接する機会が少なかった人は、「手紙の書き方」の基本ルールをおさらいしておくとよさそうです。

送るのが遅いっ!

「とにかくスピード重視。即日、遅くとも翌日までに送る」(42歳・不動産)
「翌日には発送するため、事前に作成しておく」(30歳・IT)

ほかにも「即日投函」や「すぐに発送すべき」などの言葉が並んでいました。お礼状は早く出すのが鉄則のようです。

「ご清祥」と「ご清栄」は違う!

「『ご清祥』と『ご清栄』の違いがわかっていない方が多い。『ご清祥』は個人向け」(30歳・IT系)

パソコンで定型あいさつ文を自動挿入して作成してしまうと、言葉の間違いに気づきにくいかもしれません。「ご清祥」は、相手が元気で幸せに暮らしていることをよろこぶあいさつ言葉。主として個人あてに送る手紙に使います。

「お体ご自愛…」はNG!

「お体ご自愛くださいは『ご自愛』にすべて包括されているので『お体』を入れるのはNG」(44歳・製造)

「ご自愛」には「自分で自分の身を大切にする」という意味があるので、「お体ご自愛」にすると同じ意味の言葉を並べた“重ね言葉”になってしまいます。

先方の名前が下になってる!

「相手のお名前が、行の下のほう(もしくは右端のほう)に来ることがないよう気をつける」(48歳・その他通信)

これも、手紙の基本マナーですが、ふだんから書きなれていないと、わかりませんよね。私も社会人1年目のとき、上司から指摘されて気をつけるようになりました。類例として、自分の名前や「私」などが行頭に来ないようにする、という点にも気をつけたいですね。

改行ポイントがおかしい!

「感謝の言葉の途中で改行になることを避ける」(36歳・保険)
「文末と文頭に一単語がわかれないように改行する」(46歳・情報サービス)

こちらも手紙の基本マナー。せっかく良い内容の手紙を書いても、変なところで改行していると幼稚な文面に見えてしまうので、注意が必要です。

テンプレートを丸ごとコピペしている!

「テンプレートのコピーはNG」(39歳・製造業)
「定型文でなく、必ず当日の様子などオリジナルの文面を盛り込む」(35歳・外資コンサル)

ネット検索すれば、いくらでも手紙の定型文は出てきますが、丸ごとコピペするのはNG。相手にも必ず手抜きしたことはバレます。洗練された文章でなくてもいいので、「素直なお礼の気持ちが伝わる文章にする」(47歳・総合電機)のが大事!

手書きの部分がひとつもない!

「お礼状はすべてPCで作成しない。封筒の宛名や署名等、手書きの部分を入れる」(46歳・広告関係)
「パソコン出力でも手書きのひと言を添える」(37歳・医療)

手書きがいいのはわかっていても、パソコンで作成するのがやっぱり楽。でも、手書きの手紙には特別感があるので、ここぞというときには、ぜひ時間をかけてお礼状を書いてみてください。

手紙のスキルは役に立つ!

ビジネスお礼状のNGマナー、いかがでしたか? メールやSNSなどの簡潔なやりとりに慣れていると、手紙はさまざまなルールがあって面倒に感じますよね。でも、きちんとしたお礼状が書けるようになっておくと、ビジネスの場面だけでなく、プライベートでも必ず役に立つときがきます。

まずは身近な友だちに手書きのお礼状を書いてみるなど、この機会に手紙を書く習慣を身につけてみては?

Information

取材協力:ぐるなび「こちら秘書室」
https://secretary.gnavi.co.jp/


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