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田代 わこ

今日は残業したくないっ! 秘書100人が教える「うまい断り方」実例8選

2019.1.13
ビジネスマナーを秘書100人に調査! ぐるなびが運営する日本最大の秘書コミュニティ「こちら秘書室」の秘書さんたちにアンケートを実施しました! 現役秘書直伝の“めっちゃ使える”ビジネスマナー、今回のテーマは、残業を依頼されたときの「失礼のない断り方」。秘書さんたちが使っている断り方の実例をご紹介!

もし残業を頼まれたら…?

上司から残業を頼まれたとき、どんなふうに断っていますか? 大切な予定があるときや、疲れているから帰りたいときなど、いろいろ残業したくない理由はありますよね。そんなとき、どう断ればマナー違反にならないのでしょう? そこで、ビジネスマナーに詳しい現役秘書100人に「失礼のない断り方」をリサーチしました!

残業の「うまい断り方」は…?

明日の朝でいかがでしょう…

「大変恐縮ながら、所用のため本日は難しそうです。代わりに、明日朝早めに出勤するかたちでいかがでしょうか」(31歳・法律事務所)
「今日は、予定を入れてしまいまして。明日朝の対応でもよろしいでしょうか」(49歳・IT)

アンケートでもっとも多かった回答が、提案型の断り方。残業しない代わりに翌日の早朝や午前中に対応する、と申し出るパターンです。単に断るだけでなく提案もする、という点、参考になりますね。

家でやりますので…

「今日は家の事情で早く帰宅しなければならないため、残業をすることはできません。しかしながら、お急ぎの件でございましたら、家で対応いたしますので、ご用件をお聞かせください」(48歳・エネルギー)

こちらも提案しながら残業を断るパターンです。「家に持ち帰ってまで仕事しなくていいよ」といってもらえたらラッキーですが、そうはならない可能性大。夜に仕事をする覚悟を決めて提案したほうがよさそうです。

〇時までは対応できます…

「本日は外せない所用があり難しいです。〇時までは可能ですので、そこまで精一杯やらせていただきます」(20歳・情報通信系)

残業可能な時間を具体的に提案して断るパターンです。これなら、仕事をする意欲を見せられるので、上司の印象もあまり悪くはならないかもしれません。

また、次のような断り方も参考になります。

「本日は早く帰る予定がございまして、残業はできかねます。退勤するまでの間でしたら、時間をつくってお手伝いさせていただきますので、よろしくお願いいたします」(48歳・団体)

残業はしないけど、帰るまでの間に上司からの頼まれ仕事を優先的にやる、と提案すれば、相手も納得してくれそうです。

同僚がやりますので…

「同僚との事前調整を行ったうえで、先約のため、引き受けられないことを伝え、お詫びする。内容により代わりに同僚で対応が可能か聞く」(37歳・サービス業)

身代わりを立てるパターンです。困ったときはお互い様。残業をお願いする代わりに、きちんと別の機会に同僚の仕事を引き受けることもお忘れなく。

家庭の事情で…

「恐れ入りますが、家庭の事情により、残業については致しかねる次第でございます。ご了承いただきますようお願いいたします」(30歳・メーカー)

家庭の事情といわれたら、残業の強要はしづらいですよね。別の機会にリカバーする、という提案もしない場合は、とにかく低姿勢で丁寧にお断りしたほうがよさそうです。

体調が…

「体調不良につき本日は失礼いたします。明朝でよろしければ対応いたします」(20歳・IT)
「本日は病院の予約を入れてしまっておりまして、残業は難しいです」(45歳・IT系)

体調不良や通院など、体のことで残業を断る場合には具体的に伝えたほうがよさそうです。健康第一ですから、上司も無理強いしないでしょう。

セミナーがあるので…

「本日はどうしても受講したいセミナーがありまして、申し訳ございませんが明朝早くの対応でもよろしいでしょうか?」(43歳・金融)

仕事にプラスになるセミナーに通っているなら、具体的な内容を伝えてみてもよさそうです。逆に、ストレス解消のジム通いなどであれば、「先約がある・都合が悪い」とあいまいワードで逃げたほうが無難。言葉選びにも気をつけたいですね。

うまく断ってみて!

残業の断り方編、いかがでしたか? 当たり前のように残業を強いられる職場や、みなが遅くまで仕事をしている会社では、なかなか自分だけ断るのも大変かもしれません。実際に「残業は断れません…」と回答した秘書さんたちも何名かいました。とはいえ、どうしても帰らなければならないときは、この実例を参考に、マナー違反にならないよう、うまく断ってみてくださいね!

Information

取材協力:ぐるなび「こちら秘書室」
https://secretary.gnavi.co.jp/


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