【あなたのメール大丈夫?!】みんなに好かれる “ビジネスメール術”。

【アンアン総研リサーチ】vol.42　文・尾崎ムギ子

anan総研メンバーに、ビジネスメールについてのアンケート調査を行いました。

Q.ビジネスメールの書き方を、だれかに教わったことはありますか？

なんと、78％の人が「ない」と回答しました。

自己流になりがちなビジネスメールは、「この場合、どうやって書けばいいのだろう？」と悩むシーンも多いのではないでしょうか。

そこで、ビジネスメールの著書もある直井章子さん（アイ・コミュニケーション）にお話を聞いてきました。

好かれるメール＝用件が伝わる

用件が一読で伝わる、ということがビジネスメールで重要なことです。そのためには、「読みやすさ」と、「分かりやすさ」がポイントになります。どんなに丁寧に書いても、読みにくいと読まれません。読みやすくするためには、一文を短くする、読点を打つ、などの配慮が必要です。分かりやすくするためには、相手の理解を推測しながら書くことが大切です。「自分は分かるから、これでいい」ではなく、（この書き方で相手に正しく伝わるかな？）と相手のことを考えながら書けるといいですね。相手のことを考えて書いているメールは印象もよいです。

嫌われるメールというのはその逆で、読みにくいメールです。一文が長く、読点のないメールは読みづらく、曖昧な表現が多いと分かりにくいので読むのに時間がかかり、相手に負担をかけることもあります。冒頭に結論、その後に詳しい説明、という二段構えにすると分かりやすいですね。相手の考えや気持ちを無視した表現が、不快感を生むこともあります。

ではここから、メンバーからの具体的な質問に答えていただきましょう！