なるべくマウスを使わない! “事務作業”能率アップ技

ともするとマンネリと感じてしまいがちな事務作業。

「結果がわかりにくい業務をおもしろくするコツは、自分の中で、ルールや目標を決めること。最初は“PCの打ち込み作業20分以内”など簡単なところから始めて、ミスタッチをなくすなど徐々に難易度を上げていくとモチベーションもアップ」（経営コンサルタント・中山遼二さん）

「例えば、資料作成などと指示されたら、それを自分の言葉で目標に言い換えてみて。『要点を絞ってわかりやすくする』など口にすると、当事者意識が高まり、意欲的に取り組めます」（営業部女子課主宰・太田彩子さん）

また、単純な事務作業こそ、効率化によって質を上げる余地大。

「作業時間が短縮できたら、まずは浮いた時間を同じ仕事の見直しや改善に“再投資”。そこで仕事のクオリティが向上すれば、上司からの細かいチェックが減って、やる気も効率もアップです！」（K.I.T.虎ノ門大学院主任教授・三谷宏治さん）

そこでここでは、事務作業をスムーズに進めるためのコツをお教えします！

メールは検索前提のタイトルづけを。

会議の時間や商談の場所など、メールには大事な情報が満載。

「それがすぐに見つからないと時間のロスになるので、検索しやすいように、『○月×日何の会議の件』などとタイトルにキーワードを入れておきましょう。メーラーの検索機能にキーワードを入れればすぐに見つかる仕組みです。受信相手も後々見つけやすく、助かるはずです」（中山さん）

紙の書類は保存上限を設定。

探し物による時間のロスを防ぎたいのは、デスクまわりも同じ。

「机の上は、どこに何があるのか一目でわかるようにしておくのが基本。そのためには、あらかじめ物の置き場所とスペースを決めること。紙の書類は、ファイルボックス1つに収まりきらなくなったら処分する、あるいは期限を決めて、それが過ぎたら電子化するなどしましょう」（中山さん）

宛名ミス防止はひらがなを活用。

事務作業の中でも間違いやすいのが、メールのタイプミス。

「とくに気をつけたいのが、相手の敬称忘れです。うっかり見落とさないよう、あえて『様』をひらがなにするのも手。名前の漢字＋ひらがなの組み合わせは目立つので、ないとすぐに気づくはず。また、本文をコピーして送る前には、別の宛名が残っていないか、検索してチェック」（中山さん）

計算時は見るべき場所を押さえる。

計算を伴う仕事も、ケアレスミスが発生しがち…。

「とはいえ、売り上げなどの数字を全部目視してミスがないかと確認するのは、かなりの手間だし効率も悪い。合計部分など、いくつかの要素がまとまった箇所をピンポイントで計算し直せば短時間でチェックを完了できます。すべて丁寧に検算するより、急所を押さえて能率アップ」（中山さん）

“見えるところに一工夫”で感謝される。

業務と直接関係はしなくても、心掛け一つで仕事は楽しくなる。

「その代表格が、お菓子コミュニケーション。例えば会議の休憩時間などみんなが疲れているタイミングでお菓子を配ると、いいリフレッシュに。これも“作業”を“仕事”に変える工夫の一つ。こうした気づかいを重ねるうちに、人から感謝される機会も増えて、自分もハッピーに」（太田さん）

スピードアップも立派な付加価値。

ちょっとしたことのようで、PC作業のスピードが、大きなアドバンテージを生むことも。

「ショートカットキーを活用するなど、なるべくマウスを使わないようにすると、作業時間を大幅に短縮できます」（三谷さん）

「例えば“よ”と入れたら“よろしくお願いします”が出るように、よく使う一文を、単語登録しておくのもおすすめ」（中山さん）