好きなこと、話そ!

角 侑子

さすが! と思われたい♡ デキ女が実践する正しいビジネスメールのポイント3つ デキるOLマナー&コーデ術 #13

2017.1.24
電話応対同様にメール対応も、どんな職種のどんな人であれ必要なスキルです。ですが、当たり前過ぎてこういった地味な対応をおざなりにしてしまいがち…。また、具体的にいちから教わることでもありません。個々が必要と感じ、自発的にスキルを習得しなければ上達しないものですよね。 いつも普通に送っていたメール、果たして本当に正しく内容が伝わっているでしょうか?また受け手側にとって感じの良いものになっているでしょうか? 今回は以前の電話応対に続いてメール対応のおさらいをご紹介いたします。

電話応対同様にメール対応も、どんな職種のどんな人であれ必要なスキルです。ですが、当たり前過ぎてこういった地味な対応をおざなりにしてしまいがち…。また、具体的にいちから教わることでもありません。個々が必要と感じ、自発的にスキルを習得しなければ上達しないものですよね。 いつも普通に送っていたメール、果たして本当に正しく内容が伝わっているでしょうか?また受け手側にとって感じの良いものになっているでしょうか? 今回は以前の電話応対に続いてメール対応のおさらいをご紹介いたします。

STEP① 件名は内容がわかるよう的確に

ひと目見ただけでわかる内容を。

出社して自分のPCを起動し、まずすることと言えばメールチェック。この時、大量の受信メールをいかに早く確認し、どの内容から対応すれば良いのかを見極めなくてはいけません。こんなときに内容のわかりづらい件名のメールを読むのって煩わしく感じませんか?

受信メールの一覧を見ただけで緊急度の高い内容のメールは何かすぐに分かる方が仕事のパフォーマンスも上がりますよね。そのため、ビジネスメールはメールの内容がわかりやすいように件名に内容を明記しましょう。

「【ご確認】〇〇の案件について」など、【】をつけて重要なのか、お知らせなのか、確認なのかを明記するとよりわかりやすさが出てくるので意識されてみると良いでしょう。

STEP② 挨拶文は親しみやすく簡潔に

手紙のような前文は不用!

ビジネスメールは、端的にかつわかりやすいことが大事です。ですが、あまりにも淡々とし過ぎていても良い印象にはなりません。かといって、手紙のような前文は忙しいビジネスマンにとっては面倒なもの…。

その間をとるように「いつもお世話になっております」や「先日は〇〇についてありがとうございました」など簡易的な挨拶を30文字程度でまとめながら、本文に入る方が望ましいです。適度な親しみやすさを意識しながらも、さらっと読み流しできるくらいの行間で本文に入りましょう。

STEP③ フローは【結論→理由→締め】

的確に伝えよう!

よく「オチがわからない」「で、結局何が言いたいの?」と言われる方は本文の書き出しに注意しましょう。文章も会話同様に、自分の頭で考えた時系列そのままで内容を書き連ねると読みづらい文章になってしまいます。

こういった文章はしっかりよく読まないといけないので、読む相手に負荷がかかってしまいます。なので、必ず結論から書き出しましょう。何かして欲しい案件があるならば「〇〇の件で、〇〇して頂きたくご連絡いたしました。」というように、結論から書き出し、結論に基づく補足説明を次に書き、最後に締めのひと言で文章を結ぶと読みやすいメールになります。

「〇〇の件で〇〇様に一度確認頂きたくご連絡いたしました。先日〇〇があり~….といった次第でございます。お手数ですが何卒宜しくお願いいたします。」←このように “結論→理由(時事説明)→再度丁寧な結び” で終わるように意識しましょう。

読みやすい文章でアナタの品性を感じさせる

メールひとつで品良くデキ女♡

メールは顔の見えないコミュニケーションツール。それだけで正確な相手の本質を推し量ることはできません。しかし、その反面でメールの送り方一つで教養があるかどうかはすぐにわかります。

最近ではリモートワークという在宅で行う働き方も増え、それに伴い今後もメールによるコミュニケーションはより活性化していくでしょう。こうした細かな所にも思いやりを忘れないことこそが、デキ女への一歩…なのかもしれませんね!

この記事を書いた人

角 侑子
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高校卒業後、某夢の国でテーマパークお姉さんを経験後にアパレル業界へ転身。ちょっとエッジが聞いたモードスタイリングを得意とするスタイリストに。現在はパーソナルスタイリスト兼WEBライターとしてファッションについての情報を配信しています。